D:  Buongiorno avv. Arcella,
ho letto il post a firma dell’avv. Vitrani sul PCT e sulla conservazione documentale, ma – lo ammetto senza problemi – non riesco a trovare da sola la soluzione al mio problema.
A febbraio ho depositato una istanza di prosecuzione di un processo esecutivo sospeso. Il Giudice ha fissato l’udienza. Devo procedere alla notifica di istanza e decreto entro il prossimo 30 aprile.
Nel frattempo il mio certificato è scaduto ed è stato regolarmente rinnovato (e usato).
Ora, nel preparare la notifica del duplicato informatico della mia istanza (firmata a febbraio) e del decreto del Giudice, trovo che la firma non è valida, ma lo era al momento della sottoscrizione.
Qual è il rimedio? Devo sottoscrivere nuovamente il duplicato informatico della mia istanza? (uso il software de “Il momento legislativo” e questa opzione è possibile)
Oppure “snaturo” il duplicato informatico della mia istanza?
E comunque: come posso rimediare a quel messaggio “la firma non è valida”? in effetti non dovrebbe esserci soluzione di continuità nella efficacia dei certificati, altrimenti ogni tre anni siamo punto e a capo!
Ringrazio per la risposta e per il prezioso servizio svolto dal Suo sito.

R: Il problema non è risolvibile con l’assenza di soluzione di continuità tra il certificato scaduto e quello rinnovato, perché ciò che è “memorizzato” nel documento firmato digitalmente è, appunto, il primo.

Toericamente, potrebbe aggirare il problema notificando la copia informatica (e non il duplicato informatico) del Tuo atto, attestandone la conformità ex art. 16 undecies DL 179/2012, comma 3 in relazione all’art. 19 ter del provv. DGSIA 16/4/2014.

Ma, a mio modo di vedere, non c’è ostacolo alcuno alla notificazione del duplicato informatico, e ciò perché – come ha correttamente  rilevato – il certificato risulta valido “alla data“: si ricorda al riguardo che anche in tal caso il duplicato informatico NON andrà nuovamente firmato digitalmente (dovendo essere tal qual è stato estratto dai registri informatici), dacché con la firma digitale il documento cesserebbe di essere un duplicato.

Si pone in tal caso, però, il problema della “data certa“: a quale data si deve compiere la verifica, posto che la data apposta al momento della firma digitale è quella del sistema e non costituisce un riferimento temporale certo opponibile ai terzi?

La risposta è data dal comma 4  deel’art. 41, del dpcm 22/2/2013, recante le regole tecniche per la posta certificata, secondo cui

Costituiscono inoltre validazione temporale: a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all’art. 9 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272; b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformita’ alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione; c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell’art. 48 del Codice; d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell’art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso dell’Unione postale universale, recepite dal Regolamento di esecuzione emanato con il decreto del Presidente della Repubblica 12 gennaio 2007, n. 18.”.

Nel caso illustrato nel quesito, ci sono ben due di questi elementi di validazione temporale: il primo (lettera c) c’è in quanto il documento recante firma ormai scaduta fu a suo tempo depositato a mezzo posta certificata. Ma sussiste anche quello di cui alla lettera a), a mio avviso, dacché l’accettazione dell’atto da parte del Cancelliere e la relativa generazione dell’evento SICID/SIECIC costituiscono segnatura di protocollo, per quanto non esattamente in conformità al modello ex art. 9 del dpcm citato: il codice identificativo dell’amministrazione ed codice identificativo dell’area organizzativa omogenea sono infatti rilevabili in base all’identificazione del fascicolo informatico (RG e Tribunale), mentre la data del protocollo coincide con la data della RdAC ricevuta nella schermata “processo telematico” del SICID ed il progressivo di protocollo è costituito dal numero identificativo della busta.