di Pierangelo Della Morte *

In un tempo in cui la carta stampata è diventata un mezzo poco adeguato per la trasmissione delle informazioni che nell’ era di internet vengono create e trasmesse ed archiviate ad una velocità di oltre  100 mega al secondo, era impensabile che nei rapporti con le  pubbliche amministrazioni i fornitori fossero  ancora  soggetti all’ uso della carta, con tutti i rischi e i pericoli connessi con la lavorazione e l’ archiviazione delle suddette fatture.  Ragion per cui, anche la Fattura diventa elettronica e  le pubbliche Amministrazioni, i Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti Nazionali di previdenza e assistenza sociale, sono pronti a ricevere le fatture in formato elettronico, avendo completato le fasi di attuazione previste e sottoposte al monitoraggio dell’ AgID.

Prima di addentarci nel presente articolo (che, privo di ogni spirito critico, ha puro scopo divulgativo) è necessario rendere chiare alcune definizioni:  per  fattura elettronica si intende ai sensi dell’ art. 21, comma1, del DPR 633/72 l’ unica tipologia di fattura che può essere accettata dalle Pubbliche Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, devono attenersi al Sistema di Interscambio.

Il sistema di Interscambio (Sdl) è, invece il sistema informatico di supporto al processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie, nonché di supporto alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica .

Le modalità di funzionamento di tale sistema sono state definite con il decreto ministeriale del 3 aprile 2013, n.55, il quale fa seguito al decreto ministeriale n. 103 del 7 marzo 2008,con il quale  l’Agenzia delle entrate è divenuta il gestore del Sistema di Interscambio  e le sono stati demandati i seguenti compiti:

  1. coordinatore con il sistema informatico della fiscalità,
  2. controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio,
  3. vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni,
  4. gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio ed elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica.

Inoltre, l’Agenzia, periodicamente, relaziona al ministero dell‘Economia e delle Finanze sull’andamento e l’evoluzione del sistema.

Nel nostro ordinamento, la Fattura elettronica è stata introdotta dalla Legge numero 244 del 24 dicembre 2007. Tale norma istituisce (articolo 1, commi 209-214) l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. La norma prevede inoltre che, le fatture in forma cartacea non possono essere accettate da parte della Pubblica Amministrazione, né è possibile procedere al relativo pagamento, se no nei modi e nelle forme che abbiamo precedentemente delucidato.

La data ufficiale dell’ entrata in vigore della fattura elettronica è  stato u.s. 6 giugno 2014 per i Ministeri, Agenzie Fiscali ed enti nazionali di previdenza. Le stesse disposizioni si applicheranno dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali.

Tale intervento si colloca nell’ambito delle linee di azione richieste dall’Unione Europea relativamente alla digitalizzazione dei processi amministrativi. L’introduzione dello strumento della fatturazione elettronica consentirà la completa sostituzione dei titoli cartacei con documenti informatici,organizzati secondo parametri comuni, che determinano l’automatizzazione del flusso informativo tra fornitori e amministrazione. Ciò, oltre a garantire una completa trasparenza dei processi di fatturazione, consentirà vantaggi in termini economici, logistici e di semplificazione dei processi.

Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:

  • gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le PA, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. Va precisato che le fatture emesse dagli intermediari per la trasmissione delle dichiarazioni dei redditi e per la riscossione mediante modello F24 sono derogate al momento, da tali obblighi,
  • le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica,
  • gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. Possono servirsi degli intermediari anche le PA per la ricezione del flusso elettronico dei dati e per l’archiviazione sostitutiva.

La fatturaPA va inviata esclusivamente attraverso il sistema di interscambio. Su di essa deve essere sempre apposta una firma elettronica qualificata, scegliendo tra i seguenti canali:

  • PEC;
  • Invio via web;
  • Web Service;
  • Protocollo FTP;
  • Porta di Dominio ( solo pei i soggetti attestati sul sistema Pubblico di connettività).

Per la trasmissione via  Pec e l’ invio via web non è necessario accreditarsi presso il sistema di interscambio. In questi casi è sufficiente possedere una cartella di posta elettronica certificata. Disporre di una Carta  Nazionale dei Servizi, oppure essere registrati ai canali Entrael e fiscoline, che permettono l’accesso ai servizi telematici dell’ agenzia delle entrate.

Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario.
Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati:

  • informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’ integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
  • informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate traOperatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’ emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.

Per i fornitori il processo di fatturazione elettronica verso le PA prevede:

  1. predisposizione della fattura in formato XML secondo lo standard pubblicato sul sito FatturaPA;
  2. firma della fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un terzo soggetto delegato;
  3. invio della fattura al Sistema di interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti dalle Specifiche tecniche dello SDI (PEC, FTP, cooperazione applicativa), che provvede alla consegna della fattura all’ufficio destinatario della PA;
  4. ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dallo SDI a fronte dell’esito della trasmissione della fattura;
  5. conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente.

Fondamentale importanza, nella fase di compilazione è l’inserimento obbligatorio del codice ufficio della PA destinataria, tale codice è comunicato al fornitore dalla PA o può essere reperito consultando l’Indice elaborato  dalla PA (http://indicepa.gov.it/documentale/index.php)

Oltre ai dati fiscali obbligatori devono essere altresì inseriti i codici CIG e CUP secondo quanto previsto dall’art. 25 del DL n. 66/2014.

Le amministrazioni destinatarie di fattura elettronica devono:

  1. attivare il servizio di fatturazione elettronica per tutti gli uffici destinatari di fattura nell’l’Indice della PA (IPA) secondo le Specifiche operative dell’AgiD definendo il canale mediante il quale comunicare con il Sistema di interscambio
  2. comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica
  3. ricevere le fatture elettroniche provenienti dallo SDI ed effettuare le verifiche amministrative interne
  4. inviare allo SDI la notifica di accettazione o rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data di ricezione secondo le modalità riportate nelle Specifiche tecniche SDI
  5. monitorare i file FatturaPA secondo le modalità riportate sul sito FatturaPA
  6. conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente.

Per terminare, alcune brevi utili informazioni.

Oltre ad alcuni vademecum predisposti per chiarire i dubbi operativi, consultabili con faciilità via internet, sono a disposizione sul sito FatturaPA (www.fatturapa.gov.it) alcuni strumenti utili per facilitare il processo di fatturazione elettronica:

Sul sito AgID (www.agenziaentrate.gov.it) sono inoltre disponibili i software per la verifica della firma digitale e la successiva estrazione degli oggetti firmati nonché l’elenco dei soggetti accreditati per il rilascio della firma elettronica e della posta elettronica certificata.

Le pubbliche amministrazioni e le piccole e medie imprese possono scaricare gratuitamente l’applicazione “Modulo Fatturazione Attiva” che consente di comporre una fattura secondo lo standard FatturaPA. Tale software, sviluppato dalla Regione Lazio – LAit in collaborazione con l’Agenzia per l’Italia Digitale, è rilasciato in licenza open source (EUPL).

I fornitori accreditati sul Mercato elettronico della PA (MePA) fruiscono del servizio di compilazione, emissione, trasmissione e conservazione della fattura messo a disposizione all’interno della specifica piattaforma.

Sono attivi i servizi di assistenza per i fornitori e le PA ai numeri verdi:

– 800.299.940 (assistenza Sistema di Interscambio – SDI)

– 800.129.986 (assistenza Indice delle pubbliche amministrazioni – IPA)

– 800.906.227 (assistenza Mercato elettronico della PA – MePA)

* Avvocato del Foro di Napoli – Componente della Commissione Informatica COA Napoli

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