D:  Vorrei sapere qual è il procedimento per le notifiche via p.e.c.

R: C’è tutto da pag. 24 in poi del Vademecum dell’Avvocato telematico, versione 10, pubblicata il 13/7/2014. Comunque, trascriviamo di seguito:

L’utilizzo della posta elettronica certificata come mezzo per l’esecuzione delle notifiche è possibile e valido ad ogni effetto a far data dal 24/5/2013. Infatti, la disciplina di attuazione delle varie norme che, in astratto, avevano previsto tale possibilità (da ultimo il D.L. 18.10.2012 n.179) è ora  contenuta nel Decreto 3.4.2013 n.48 recante il “Regolamento recante modifiche al D.M. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione” . Tale decreto è stato pubblicato in  Gazzetta Ufficiale (serie generale n.107) il 9.5.2013, per cui le nuove norme sulla facoltà per gli avvocati di procedere alle notificazioni in proprio a mezzo PEC sono efficaci dal 24 maggio 2013. 

Importanti novità sono state introdotte dal D.L. 90/2014, in particolare a proposito:

– della possibilità per qualunque avvocato, anche non autorizzato dal proprio COA, a
procedere alle notifiche ex art. 3 bis L. 53/94;

– dell’abolizione della c.d. “marca notifica” per le notificazioni via p.e.c.;

-della possibilità di utilizzare ai fini delle notificazioni in proprio, a norma di quanto previsto 

-dall’art.16 bis, comma 9 bis, D.L. 179/2012, anche gli atti ed i provvedimenti scaricabili dal
PdA.

L’avvocato può eseguire la notificazione a mezzo della Posta Elettronica Certificata purché: 

a) sia in possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata risultante dal RegInde (si tratta in sostanza dell’indirizzo comunicato all’Ordine ai sensi dell’articolo 16, comma 7, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2)

b) sia già in possesso, ovviamente, di procura rilasciata dal cliente a norma dell’articolo 83 del codice di procedura civile;

c) sia in possesso di un dispositivo di firma digitale. 

d) il destinatario sia a sua volta titolare di un indirizzo di PEC risultante pubblici elenchi (quali il RegInde, l’ “IndicePA” – http://www.indicepa.gov.it; oppure dal Registro delle Imprese (www.registroimprese.it), oppure lo stesso RegInde). Va segnalato, peraltro, con Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico del 19 marzo 2013 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 83 del 9/04/2013) è stato creato l’Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti INI-PEC (http://inipec.gov.it) consultabile a far data dal 19 giugno 2013).
N.B: Come detto, dal 25/6/2014, per effetto del D.L. 90/2014, limitatamente alle notificazioni via posta certificata disciplinate dall’art. 3 bis L. 53/94, non è più necessaria la previa autorizzazione dei Consigli dell’Ordine.

PROCEDIMENTO

Preliminarmente è necessario predisporre l’atto o gli atti da notificare, salvandoli in una cartella del sistema operativo del proprio computer o del proprio server, anche ai fini della conservazione, per l’ipotesi in cui sia necessario procedere a verifiche in ordine alla validità della notificazione. Per chi non sia dotato di particolari strumenti, è sufficiente creare, per esempio, all’interno della cartella “Documenti” una sottocartella “Notificazioni_PEC” e, per ciascuna notifica o per ciascuna pratica ulteriori sottocartelle, attribuendo ad esse un nome od un riferimento univoco che consenta l’agevole reperimento dell’atto ricercato. Ovviamente, è sempre valido il consiglio di non fidarsi solo della copia dei files sul proprio computer e di effettuare periodiche copie di salvataggio (“backup”).

I documenti informatici da notificare possono essere di DUE tipi:
a) documenti informatici (art. 21 D.Lgs. 7.3.2005 n.82 Codice Amministrazione Digitale), vale a dire quei documenti creati direttamente dall’avvocato in forma elettronica con un normale programma di videoscrittura (Word, LibreOffice), in uno dei formati consentiti dall’art. 13 delle Specifiche Tecniche previste dall’art.34 del D.M. 44/20116. tali documenti devono essere sottoscritti digitalmente con la “chiavetta” o con la”smart card” e con l’ausilio di uno dei software (generalmente gratis ed agevolmente reperibili su internet, quali FirmaCerta, DIKE o ARUBASIGN.
Suggeriamo comunque di adoperare il formato .pdf e che peraltro è l’unico compatibile ai fini del deposito con le modalità già esaminate nel processo telematico. Ricordiamo che il pdf da utilizzare a tali fini deve essere redatto col programma di elaborazione testi e trasformazione del testo nel formato .pdf attraverso le apposite funzionalità (od anche attraverso una stampante virtuale pdf, vale a dire con un software che simula la presenza di una stampante diversa da quella fisica e che crea un file pdf “nativo” anziché uno o più fogli stampati (PDF Creator, PrimoPDF, BULLZIP etc). Una volta generato il pdf, va apposta all’atto la firma digitale dell’Avvocato notificante: il che determina la creazione di un file firmato (normalmente con estensione del nome file .p7m) deve poi essere allegato al messaggio di invio della notifica.
b) copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico ai sensi dell’art. 22 CAD: si tratta delle riproduzioni informatiche di atti originali in forma cartacea, che possono essere ottenute tramite la scansione del documento stesso. Quando si procede alla notifica di copie informatiche di atti “tradizionali”, nella relata di notifica deve essere inserita l’attestazione di conformità della copia telematica all’atto cartaceo da cui essa è tratta. Qui sorge un primo dubbio:
il comma 4 (nuova formulazione) dell’art. 18 prevede che l’avvocato, dopo aver estratto la copia informatica per immagine dell’originale cartaceo, firmi digitalmente la relata contenente la dichiarazione di conformità: nulla dice però a proposito della copia informatica per immagine (a differenza della versione precedente dell’art. 18). A dirimere il dubbio soccorre però il comma 1 dell’art. 18 il quale prevede che anche le scansioni informatiche da notificare devono essere redatte nei formati consentiti dalle specifiche tecniche del processo telematico. Quindi l’atto va in tal caso notificato in formato PDF ma necessariamente con firma digitale p7m.
Segnaliamo peraltro che, allo stato, NON è ancora previsto il rilascio da parte delle Cancellerie di copie informatiche degli atti utilizzabili così come sono ai fini della notificazione.

Quando l’atto da notificare deve essere accompagnato dalla procura alle liti, la stessa deve essere predisposta a norma dell’art. 83, comma 3, del codice di procedura civile, e quindi,
alternativamente o

a) come documento informatico sottoscritto con firma digitale dal cliente controfirmata digitalmente dall’avvocato: se il cliente dell’avvocato è infatti munito di un sistema di firma digitale e sottoscrive la procura con tale mezzo, per l’ art. 21 del CAD la firma digitale oltre a dare forza probatoria al documento informatico, ex art. 2072 c.c., salvo prova contraria, riconduce l’utilizzo del dispositivo di firma al suo titolare. La firma digitale apposta a un documento elettronico equivale infatti alla propria firma analogica apposta su un foglio di carta. Quindi, se il cliente firma la procura alle liti con firma digitale il difensore – come impone la norma sul rito – si deve solo limitare ad autenticare tale firma mediante apposizione della propria firma digitale in modo analogo a quanto accade se il conferimento del mandato fosse stato reso su carta

b) oppure come copia informatica tratta dalla procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall’avvocato. Analogamente a quanto detto per le copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico, sarà anche in tal caso indispensabile la firma digitale dell’avvocato, quantomeno affinché l’atto risposta ai requisiti di formato pdf.p7m. Poiché nel processo telematico la procura è necessariamente un atto “separato” dall’atto cui accede, è preferibile che la stessa non sia generica e che contenga richiami univoci al La relata va redatta anch’essa come documento pdf “nativo” ed è costituita da un documento informatico separato rispetto agli atti da notificare e, quindi, da formare a mente dell’art. 21 CAD con le modalità già descritte. Va inoltre sempre sottoscritta con firma digitale.
l contenuto obbligatorio della relazione di notificazione è determinato dall’art. 3 bis, commi 4 e 5, della legge 53 del 1994, che così recitano:
Comma 4: “ Il messaggio deve indicare nell’oggetto la dizione: «notificazione ai sensi
della legge n. 53 del 1994».”
Comma 5: “ L’avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico
separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica
certificata. La relazione deve contenere:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;
*b) (abrogato dalD.L. 90/2014)
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte
che ha conferito la procura alle liti;
d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
e) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;
f) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
g) l’attestazione di conformità di cui al comma 2”.
Quanto a quest’ultima, va sottolineato che per l’art. 6, nella versione aggiornata, “l’avvocato o il procuratore legale, che compila la relazione o le attestazioni di cui agli articoli 3, 3-bis e 9 è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto”.

Per il modello di relata di notifica, vai alla pagina di questo stesso sito “Modelli ed Esempi“.

PREPARAZIONE ED INVIO DELLA P.E.C.

La notificazione, ai sensi dell’art. 3 bis della Legge avviene “…mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata…”, quindi le modalità pratiche di esecuzione sono le seguenti:
1) creare un messaggio PEC nel programma di posta elettronica ovvero utilizzando i servizi
di Webmail dei gestori PEC;
2) compilare il campo destinatario con l’indirizzo PEC del destinatario, che – abbiamo visto –
deve essere tratto da pubblici elenchi;
3) compilare l’oggetto del messaggio con la seguente dicitura obbligatoria: “Notificazione ai
sensi della legge n. 53 del 1994”;
4) allegare al messaggio l’atto da notificare e la relata di notificazione (secondo le prescrizioni appena ricordate)
5) se si utilizza per l’invio il servizio Webmail del proprio gestore PEC assicurarsi che sia stata scelta quale tipologia di ricevuta quella “completa”, richiesta per la validità della
notificazione dall’art. 18 DM 44/2011; tale verifica non è necessaria se si invia il messaggio
da un programma client quali ad esempio Outlook, Thunderbird, Outlook Express, Live
Mail, Eudora, etc.) : per tutti questi infatti viene generata automaticamente una ricevuta
“completa”. Si raccomanda, comunque, di controllare eventuali impostazioni specifiche dei
programmi, perché è sempre possibile che vengano introdotti aggiornamenti e che quanto
appena detto cessi di rispondere a realtà.
6) invio del messaggio.

Al termine, attendi il ricevimento e conserva la ricevuta di accettazione e quella di avvenuta consegna.

Per la documentazione dell’avvenuta notifica, consulta il Vademecum.

 

 

 

 

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