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D: : È possibile che due soggetti firmino digitalmente una comparsa da depositare telematicamente? Nel caso fosse possibile, come bisogna operare? È necessario che uno dei due soggetti firmi l’atto prima che sia importato nella busta telematica?

R:  E’ possibile. La norma tecnica di riferimento è l’art. 12, comma 2,  delle specifiche tecniche approvate col nuovo regolamento del 16/4/2014, pubblicato in G.U. il 30/4/2014.  Tale norma prevede tra l’altro che  formati di firma ammessi sono sia il PAdES-BES (utilizzabile solo per i file PDF e che ne lascia immutata l’estensione) che il  CA-dES-BES” (i.e. quello che determina l’aggiunta dell’estensione p7m).  La norma prevede anche la possibilità “che uno o più soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento” e che “l’ordine di apposizione delle firme dei firmatari non è significativo e un’alterazione dell’ordinamento delle firme non pregiudica la validità della busta crittografica”.

In ogni caso, se le sottoscrizioni multiple sono effettuate tutte in formato CAdES,  il file generato deve presentare un’unica estensione p7m.

A ciò va aggiunto che l’AgiD (ex-DigitPA) ha pubblicato sul proprio sito un documento informativo con cui dà indicazioni e chiarisce alcuni dubbi in tema di apposizione di più firme digitali e di inserimento di campi di testo a documenti già firmati digitalmente.   In linea generale, nel caso della sottoscrizione con formato CAdES (file con estensione .p7m), l’apposizione di due o più firme può essere effettuata in due modi:  

• re-imbustando in una nuova busta CAdES la busta generata dalla sottoscrizione precedente (c.d. controfirma);

• oppure aggiungendo nella busta ulteriori firme, accompagnate dai relativi certificati (c.d. firme congiunte).

 

Nel nostro caso, andrebbe adoperato il secondo sistema, anche se la norma tecnica stabilisce l’irrilevanza dell’ordine delle firme, dal momento che il primo metodo (controfirma) si colloca nel file come una sorta di conferma della prima firma.

Ciò premesso il linea teorica, come si procede quando ci sono due Avvocati costituiti ed entrambi vogliono firmare lo stesso atto e successivamente depositarlo?

Diciamo subito che la firma che “chiude” la busta telematica per il deposito (atto.enc) va apposta da uno solo dei due, che sarà il depositante. L ’altro può apporre indifferentemente la firma all’atto principale (es. memoria) sia in formato PAdES (lasciando immutata l’estensione) sia in CAdES. In quest’ultimo caso, però, la stragrande maggioranza dei redattori non riconoscono il formato “pdf.p7m”  (pdf già firmato) come suscettibile di costituire “atto principale”. Ed allora le soluzioni sono due:

–          Il primo Avvocato sottoscrive (ad esempio, con “Firma Certa”) l’atto in PAdES e l’altro effettua  il deposito  con il redattore (metodo preferibile perché  le ulteriori apposizione di firme digitali o di parti di testo su un documento .pdf già firmato in formato PAdES non invalidano la firma digitale e il documento originario, dato che la firma è comunque verificabile con esito positivo), oppure

–          Il primo Avvocato sottoscrive in CAdES; il secondo rinomina l’atto principale togliendo l’estensione p7m (facendolo diventare fittiziamente un pdf semplice, che però conserva la firma) e lo mette in busta col redattore ed effettua il deposito.